La apostilla es una forma de legalización internacional de documentos que verifica la identidad y el cargo de la persona que firma el documento. Por ello, sin una apostilla los certificados de antecedentes penales, escrituras notariales y otros documentos oficiales no tendrán validez en el extranjero.

Hay que subrayar que los documentos emitidos por entidades privadas, como certificados bancarios o laborales, contratos en formato simple (no ante notario) y otros documentos privados, no necesitan ni pueden llevar apostilla. Por el contrario, casi todos los documentos expedidos por organismos públicos pueden o deben ir apostillados.

En España, los documentos que pueden llevar apostilla según la legislación son los documentos judiciales, administrativos y certificaciones oficiales, entre las que se encuentran los certificados del Registro Civil (partidas de nacimiento, matrimonio y defunción). En este último caso, existe una excepción que permite presentar documentos expedidos por el Registro Civil de España en Rusia sin necesidad de apostilla, según el Acuerdo de 1984 entre España y la URSS.

La apostilla siempre se pone en el país en el que se expide el documento. Por lo tanto, en España únicamente se pueden apostillar los documentos españoles expedidos para su presentación en el extranjero, mientras que los documentos de los países miembros de la CEI deberán ser apostillados en el país en el que se expidan.